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Irisdeis Lucia Siqueira
Pós-graduanda em Gestão de Instituição Federal de Ensino Superior –
Universidade Federal de Minas Gerais (UFMG). E-mail: iris.lucia3@gmail.com;
irisdeis@reitoria.ufmg.br
Marcelo Antonio Nero
Professor Doutor Adjunto, Departamento de Cartografia - Instituto de
Geociências – Universidade Federal de
Minas Gerais (UFMG). E-mail: marcelo-nero@ufmg.br
O presente trabalho tem como
objetivo apresentar o projeto desenvolvido na modernização da gestão e
reestruturação nos acompanhamentos dos eventos institucionais da UFMG, que são
agendados e atendidos pelo Núcleo de Apoio a Eventos da CAC junto da
Administração do CAD1. Como um dos maiores auditórios da UFMG, o CAD1 vem
desempenhando um papel de grande importância no desenvolvimento de eventos
acadêmicos da UFMG. A Coordenadoria de Assuntos Comunitários gerencia vários
espaços que atendem públicos não somente acadêmico, contemplando ainda público
diversificado e amplo. Com o passar dos anos, considerando-se o aumento nas
demandas de agendamentos, foi necessária a criação de um sistema capaz de
captar e gerenciar esses eventos e seus respectivos espaços, trazendo também
normas e metodologias de trabalho que vem sendo aplicadas no gerenciamento da
CAC/CADs. A avaliação desse novo sistema, bem como a sua eficiência são
colocados a prova nessa pesquisa.
Palavras-chave: Logística, gestão de eventos, eventos
institucionais, gestão de pessoas.
This paper aims to present the work developed in the modernization of
management and restructuring in the follow-up of UFMG institutional events,
which are scheduled and attended by the Event Support Center of CAC to the CAD1
Administration. With one of UFMG's largest auditoriums, CAD1 has been playing a
major role in the development of UFMG's academic events. The Community Affairs
Coordination manages various spaces that serve audiences, not just academics
but a wide and diverse audience. Over the years, with increasing demands for
scheduling, it was necessary to create a system capable of capturing and
managing these events and six respective spaces, also bringing standards and
work methodologies that have been applied in the management of CAC / CADs. The evaluation
from this new system and your efficiency has being proving in this search.
Keywords: Logistics, event management, institutional events, people
management.
O Centro de
Atividades Didáticas 1 (CAD1, vide figura 01) foi inaugurado no ano de 2011,
com 11 mil metros quadrados, erguido no antigo estacionamento do Instituto de
Ciências Biológicas (ICB). Além disso, conta com 11 salas de aula, com
capacidade para 80 alunos, 4 salas para 70 estudantes, 4 salas para mais 60 e
10 salas para 50 alunos.
Adicionalmente,
o prédio abriga o maior auditório da Universidade Federal de Minas Gerais do
Campus Pampulha, com 640 lugares e dois mini auditórios com capacidade para 200
pessoas.
Figura 01: Foto da entrada principal CAD1.
No início a
gestão desses espaços era de responsabilidade da Pró-reitoria de Graduação
(PROGRAD). No ano de 2015 a gestão passou a ser de responsabilidade da
Coordenadoria de Assuntos Comunitários, ligada à Administração Central do
Campus da UFMG.
Com essa migração foi iniciado um
processo de reestruturação e modernização dos atendimentos e serviços prestados
não só pelo CAD1, mas também pelos CADs 2 e 3.
O Centro de Atividades Didáticas 2
conta com 2 Auditórios com 250 lugares cada, mais espaço para credenciamento e
coffee Break.
Já o Centro de Atividades Didáticas
3 conta com 8 auditórios com capacidade para 150 pessoas, sendo que 4 deles
podem ser transformados em 2 auditórios com 300 lugares e modo arena. Além
disso, o espaço também conta com área de coffee break.
O Auditório da Reitoria conta com
450 lugares, hall para credenciamento, espaço de coffee break e coxia com
camarins.
Figura 02: Foto aérea da praça de serviços da
UFMG
A Praça de Serviços da UFMG (vide figura 02) conta com uma grande arena para apresentações culturais e palestras, além das laterais que recebe diariamente feiras de artesanatos, produtos naturais e demandas como estandes de produtos. Esses são todos os espaços gerenciados pela CAC[1] para eventos dentro da UFMG, o setor oferece o serviço de técnicos audiovisuais e assessoria para atendimento no decorrer dos eventos.
No início da gestão do Prédio CAD1[2], as demandas de eventos eram solicitadas por e-mail, diretamente à Administração da Pró-reitora de graduação (PROGRAD) e, posteriormente, para a Administração do CAD1. Não havia nenhum tipo de filtro em relação a estes eventos, não se sabia ao
certo o tipo de estrutura a ser utilizado, nem as demandas mais específicas.
O aceite era igualmente feito via e-mail, e após isso as informações eram
passadas para tabelas em Excel, nas quais nem todos os
funcionários do setor tinham acesso. Assim, como os atendimentos técnicos
administrativos eram restritos, devido à falta de logística e de experiência,
considerando ainda que na época o prédio havia sido recém-inaugurado, pouco se
sabia sobre as demandas de eventos e atividades didáticas. O Auditório 1B (Nobre), do CAD1, é o maior
auditório da Universidade, com o grande crescimento da demanda de agendamento.
Assim, justifica-se a criação de um sistema de agendamento online, onde os
usuários poderiam fazer o agendamento, verificar datas disponíveis e o
acompanhamento do andamento da reserva.
Esse sistema abrangeria além do Auditório Nobre, os outros espaços ligados à administração central, tais como o Auditório da Reitoria, com capacidade para 450 pessoas, os Auditórios do CAD2, com 250 lugares cada, a praça de serviços e sua arena e, posteriormente, os 8 auditórios do CAD com capacidade para 150 lugares cada.
Com o decorrer dos anos a necessidade de se operar um sistema de agendamento, divulgação e assessoria foi se tornando indispensável. Com a nova gestão em 2016, a CAC iniciou a implementação o sistema de agendamento. Em seu início foi feita uma pesquisa com os CADs para identificar os pontos mais importantes para um agendamento nos espaços. Em seguida, foi pensada uma forma de acompanhamento desses eventos desde que sua inserção ao sistema até o fim da atividade no espaço reservado. No entanto, necessita-se um aprimoramento, o que é a proposta da presente pesquisa e sendo mais bem descrita no objetivo geral e nos objetivos específicos.
O objetivo deste artigo é apresentar como o
crescimento de um setor envolve informatização, equipe de trabalho e logística.
Com a nova gestão e o crescimento de pedidos de atendimentos a eventos
institucionais, atendimentos externos, aulas da graduação e de pós-graduação,
sentiu-se a necessidade do aprimoramento no atendimento, bem como de um sistema
eletrônico/informatizado de gestão de agendas, para melhor gerenciamento dos
espaços.
Os objetivos específicos são:
1 -
Estruturação das Equipes do Núcleo Audiovisual e do Núcleo de Apoio e
Assessoria a Eventos/CAC1.
2 - Informatização dos pedidos de
Agendamentos de Eventos
3 - Estruturação das Equipes nas Unidades
dos CADS[3]
- Ponto principal.
4 - Gerenciamento interno das atividades
didáticas comuns nas unidades
De acordo com Ribeiro et al (2011):
As
instituições governamentais produzem muitas informações de interesse público,
mas nem sempre as organizam, disponibilizam e disseminam adequadamente de modo
a facilitar a criação do conhecimento. Não se tem uma gestão do
conhecimento se não houver gestão da
informação, pois muitas vezes aquela é utilizada de forma errada, saturando-se
de informações e materiais inapropriados para a tomada de decisões.
Para Matos
(1988), a modernização administrativa é uma alternativa limitada para modificar
a organização no campo estrutural, alterando normas, procedimentos e
simplificando rotinas.
Rainer e Potter
(2005, p. 40) afirmam que um “sistema de informação é um processo que coleta,
processa, armazena, analisa e dissemina informações para uma finalidade
específica”.
Na concepção de Audy, Andrade e Cidral (2007),
os sistemas de informação gerencial sintetizam, registram e relatam a situação
em que se encontram as operações da organização. Esses sistemas atendem, em
grande parte, os gerentes de nível tático da organização na forma de relatórios
que apresentam indicadores sobre desempenho de uma determinada área.
A metodologia utilizada neste artigo será a
qualitativa, por meio da aplicação de um método de pesquisa social que emprega
técnicas de coleta de dados descritivos com posterior análise.
Com base nos históricos de agendamento,
documentos arquivados e a própria experiência pessoal e profissional, o
processo de coletas de dados foi se consolidando.
A formação da equipe também foi abordada neste
artigo, visto que o objetivo é a reestruturação e modernização dos atendimentos
a eventos no CAD1.
A primeira parte será a formação da equipe
Audiovisual, em seguida o Departamento Central de Assessoria e Apoio da CAC e
em seguida os atendimentos locais nas unidades com uma equipe. Em suma é
adotada a sequência abaixo e de acordo com o fluxograma da figura 3.
● Reuniões Técnicas: Localizar pontos
importantes para o sistema de agendamento, locais e suas características.
● Implementação de normalização de
utilização dos espaços gerenciados pela CAC.
● Implementação do sistema: para
atendimento externo e interno à UFMG.
● Implementação de um termo para
acompanhamento desses eventos solicitados através do sistema.
● Formação de equipes locais, funcionários
destinados a acompanhar os eventos.
● Formação de Equipe técnico
audiovisual.
● Reuniões de deliberações semanais, essas
reuniões são internas NAV[4]/CAC.
●
Divulgação
das informações dos eventos semanas para as unidades ligadas a CAC.
● Atividades para manutenção e continuidade
dos trabalhos desenvolvidos.
Figura 03: Fluxograma dos processos de
trabalho
No início da Gestão da CAC, foi apresentado
aos funcionários das unidades, um novo sistema de agendamento, visando
facilitar o gerenciamento de informação e controle de tráfico de trabalhos e
atendimentos, assim como acompanhamento das atividades.
Para que o sistema pudesse atingir a sua meta,
foram feitas consultas com os setores para saber as demandas e informações que
seriam coerentes nesse sistema de informação.
Foram levados em consideração os documentos
gerados na gestão anterior, com planilhas, gráficos, termos de aceites, e mails
e a vivência profissional dos funcionários.
Não existia uma agenda oficial e informatizada
de eventos, sendo realizado agendamento apenas por telefone em cada local, sem
a integração das informações e sem fluxo contínuo.
Após a consulta era feito um e-mail com a
solicitação, em cada espaço pretendido, sendo que qualquer falha de e-mail ou
demanda mais elevada fazia com que esses emails ficassem em uma lista de
espera. Além disso, o seu aceite era feito também por email e sendo afixadas as
informações em uma tabela simples sem muita informação, como exposto no início
deste artigo. No entanto, recentemente, foi implantado um novo sistema de
agendamento via Internet (vide agenda.cac.ufmg.br[5]),
onde essas informações ficaram juntas a uma fonte de informação, possibilitando
consulta aberta ao público. Além disso, o usuário passou a ter plenos poderes
para consultar os locais e datas em qualquer uma das unidades de gerenciamento
da CAC.
Para as Unidades como o CAD1, foi
disponibilizado um acesso onde se tem todos os dados do solicitante, bem como
uma lista de todas as atividades, tanto as que estão agendadas com as
atividades concluídas e canceladas.
Após a confirmação do agendamento do
espaço, inicia-se o trabalho de acompanhamento pré-evento, onde são discutidas
as atividades, a organização e a
logística de cada evento e em cada espaço.
O
primeiro contato é uma reunião para ser passado o primeiro check-list do
evento.
No planeamento deve-se definir
claramente os objetivos propostos a serem atingidos, prever os recursos
necessários em termos humanos, financeiros, materiais e legais. Deve-se também
reunir uma equipa capaz de assumir responsabilidades ao nível da coordenação e
execução de tarefas. Adicionalmente, é importante ainda criar canais de
comunicação eficientes entre todas as áreas de intervenção do processo
organizativo, sendo indispensável, por último, organizar um método de controle
e acompanhamento das providências e decisões tomadas no decurso do evento.
A reunião é realizada com uma a
duas pessoas da organização do evento, um responsável pelo setor de Apoio e
assessoria de eventos da CAC e, dependendo da informação indexada no sistema,
solicita-se a presença de um técnico áudio visual e um representante da unidade
reservada.
Hoje, existem vários tipos
diferentes de eventos científicos:
Ø Congresso: consiste em um encontro de
entidades de classe ou associações para a apresentação de conferências. Podem
ser científicos ou técnicos.
Ø Seminário: encontro de um grupo de
estudos que reúne debates de assuntos apresentados pelos participantes. É uma
exposição oral para acadêmicos que tenham conhecimento prévio do tópico a ser
debatido. É dividido em três partes: exposição, discussão e conclusão.
Ø Curso: grupo de matérias apresentadas
em aulas, conferências ou palestras.
Figura 4: Elementos inerentes ao tema de um evento
Ø
Ø Mesa-redonda: encontro de especialistas
para a discussão de um tema. Conta com a moderação de um coordenador,
responsável por manter o debate em torno do tema principal.
Ø Simpósio: encontro iniciado por uma
classe técnica, artística ou científica para debater temas ligados a um assunto
específico.
Ø Conferência: preleção pública sobre
assunto técnico, artístico, científico ou literário. O conferencista apresenta
um tema escolhido antecipadamente, por um tempo determinado. Depois, responde
às perguntas do auditório.
Ø Fórum: reunião menos técnica, visando
conseguir um público numeroso, que deve ser motivado.
É apresentado à organização um
termo de responsabilidade, onde consta toda a estrutura dos prédios ligados à
administração da CAC, assim como os itens e atividades proibidas nos
espaços.
Após esse primeiro contato, as
demais etapas são feitas em contatos por telefones e e-mails.
Após o registro do evento, o mesmo
é lançado em uma lista (check-list, vide figura 09) interna da rede e informado
aos setores administrativos de cada prédio. A partir dessa etapa o contato é
mais direto nos prédios, para visitas técnicas, informativos como tensões
elétricas, mobiliários disponíveis, solicitações diversas como wifi, reservas
de vagas para carga e descarga, reservas para carros oficiais e qualquer outro
tipo de demanda ligado a logística e atendimento do evento.
Após o término do evento, é feito
um relatório constando todas as informações relevantes que ocorreram durante o
evento.
Esse relatório é feito por todas as
equipes envolvidas no evento por parte da Coordenadoria de Assuntos
Comunitários – CAC (Equipe local da unidade, núcleo áudio visual e Núcleo de
apoio e assessoria a eventos).
A combinação de todos estes métodos
e a compilação de todos os resultados indicará o resultado final do evento e se
os esforços desenvolvidos e as políticas e estratégias aplicadas foram as mais
corretas, assim como permitirão o aperfeiçoamento geral do planeamento para
eventos seguintes.
Figura
05: Modelo de Check-List
6. Cronograma Geral
Este cronograma (vide tabela 1) mostra a parte
tanto de implementação do sistema como suas fases seguintes, no âmbito geral.
Tabela
1: cronograma geral
|
Atividade |
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
|
Apresentação do
Sistema |
x |
|
|
|
|
Reuniões Técnicas |
x |
|
|
|
|
Implementação das Normas |
x |
|
|
|
|
Implementação do Sistema |
x |
|
|
|
|
Formação de Equipe de
Atendimento |
|
x |
x |
|
|
Agendamentos no Novo
Sistema |
x |
x |
x |
x |
|
Reuniões de
Deliberação |
|
x |
x |
x |
|
Divulgação das Informações para os setores
envolvidos |
|
x |
x |
x |
|
Acompanhamentos das
Atividades |
|
x |
x |
x |
|
Check-out dos Eventos |
|
x |
x |
x |
|
Reunião Anual de
Equipe |
|
x |
x |
x |
tabela 2)
Tabela 2: cronograma específico para
atendimento a eventos agendados
|
Atividade
|
Usuário |
Gestores do sistema |
Atendimento local |
|
Solicitação
de Agendamento |
x |
|
|
|
Reunião
de Deliberação |
|
x |
|
|
Resposta
do Agendamento |
|
x |
|
|
Reunião
de Check-List |
x |
x |
X |
|
Acompanhamento
local |
x |
|
X |
|
Check-out |
|
x |
X |
Este trabalho teve como objetivo de
demonstrar a mudança e a modernização de um setor em relação aos atendimentos
para com eventos institucionais e a disseminação de informações para o público
em geral
Os eventos ou encontros científicos
são uma fonte essencial para quem busca novos conhecimentos. Eles permitem o
enriquecimento do saber acadêmico, pois reúnem profissionais, especialistas,
estudantes e vários grupos com interesses em comum.
Criou-se nesse trabalho formas de
gerenciamento para melhorar os atendimentos para um público diversificado, com
demandas específicas.
A metodologia de organização de
eventos descrita neste trabalho apresenta-se como bastante generalista, uma vez
que se constatou que a sua aplicação foi baseada em apenas um setor específico,
assim como do evento sempre está ligado à área acadêmica.
A organização, planejamento e
gestão de um evento estão sempre ligadas ao carácter, personalidade e
metodologia usada de quem o realiza.
A paixão pelo trabalho que se
realiza sempre se sobressai, organizar acompanhar e finalizar um evento
acadêmico é um trabalho gratificante, que irá além das estruturas físicas, é
construir algo para que possa ser desfrutado e vivido pelo público.
É de fundamental importância a
informatização e a integração de sistemas nas organizações que realizam os
eventos, de modo a gerenciar de maneira mais eficiente, transparente e rápida,
tal como já é realizado tanto na própria UFMG (em outros setores) como em
outras IFES.
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