💢 Artigo em PDF
Ricardo Viana Velloso
Doutor em Educação. Professor e Assessor Pedagógico
do GIFES/Faculdade de Educação da UFMG. Orientador. Email: ricardo@ufmg.br
Magda Auxiliadora dos Santos Barbosa Bastos
Mestre em Administração. Professora e Assessora Pedagógica
do GIFES/Faculdade de Educação da UFMG. Coorientadora. E-mail: magda@ufmg.br
Sylvia Koury Martins
Licenciada em Letras. Servidora Pública Federal/Auxiliar
em Administração da UFMG. Cursista GIFES. Email: sylviakoury@ufmg.br
RESUMO
O presente artigo tem por objetivo sugerir ações
de incentivo do uso do Sistema Eletrônico de Informação nos setores
administrativos da Universidade Federal de Minas Gerais, para alcançar um
arquivo sustentável. Destarte, visa apontar, alertar e melhorar as condições do
arquivo, nos setores administrativos da universidade, já existente, de modo que
seja prático, organizado e agregue a perspectiva de sustentável, que hoje
configura uma necessidade real. Nesse diapasão, no referencial teórico
buscou-se apresentar o resumo histórico de criação da Universidade, descrevendo
sua estrutura organizacional e administrativa, abordando-se o conceito,
importância e indicadores de sustentabilidade no âmbito organizacional, com
aspectos relativos à gestão de documentos tanto para arquivos físicos quanto
eletrônicos, destacando-se o Serviço Eletrônico de Informação – SEI como
alternativa sustentável. No tocante à metodologia, a pesquisa classifica-se
como estudo de caso e quanto aos meios, documental, do tipo exploratória.
Relativo ao orçamento, não haverá custo financeiro para a implantação. Ao final,
espera-se que, a partir da reflexão e conceitos descritos, seja possível a confecção
e lançamento da cartilha intitulada: Arquivo
Sustentável, com o intuito de orientar, auxiliar e conscientizar o uso
desse espaço, manejo e manutenção por parte dos setores administrativos da
UFMG.
Palavras-chave: Administrativo; Arquivo; Sustentável.
INTRODUÇÃO
Sabe-se
que a Universidade Federal de Minas Gerais – UFMG está em processo de
implantação do Sistema Eletrônico de Informação – SEI, que, de acordo com o site oficial da UFMG (2019), pode ser
definido como:
uma ferramenta que tem suporte à produção,
edição, assinatura e trâmite de processos e documentos, proporcionando desta
forma, a virtualização destes. Reduz o tempo de realização das atividades por
permitir a atuação simultânea de várias unidades em um mesmo processo, ainda
que distantes fisicamente. (UFMG, 2019, p.1).
Trata-se
de um software que, acredita-se,
propiciará forte impacto de melhoria e otimização nas políticas de gestão dos
documentos e processos. Diante do exposto e para a consecução deste estudo, o
artigo contempla uma introdução ao tema, a apresentação do referencial teórico,
e da metodologia, seguida do plano de ação e das considerações.
Considerando-se
a estrutura administrativa da UFMG, observa-se o quão complexa é a tarefa de
gerenciar os arquivos de documentos. O volume e intensidade de informações,
processos e, consequentemente, de papéis que tramitam pelas diversas instâncias
universitárias são preocupantes. Soma-se a isso, o fato de não se ter notícia
de ações que visem à sistematização das atividades e tarefas relacionadas ao
armazenamento e catalogação de dados institucionais. Vale lembrar que uma
gestão de documentos sustentável culminará, para além da diminuição com gastos
de infraestrutura física de arquivos, maior dinamismo de organização, consulta
e transparência dos dados da Universidade.
Nesse
contexto, apresenta-se a seguinte questão: como incentivar a implantação de
arquivo sustentável nos setores administrativos da UFMG?
Um
dos autores deste artigo prestou concurso público no intuito de trocar um
trabalho pedagógico, por um serviço administrativo. Escolheu trabalhar na UFMG,
Instituição em que se graduou no curso de Letras no ano de 2012. Iniciou sua
carreira como servidora pública federal no cargo auxiliar em administração, em
2017, como secretária da Pró-Reitoria de Administração. No início de 2019, veio
de remoção para a Escola de Ciência da Informação, uma unidade acadêmica, que
se enquadrou melhor no perfil e expectativas da servidora.
Pensando
no serviço público, em especial, as Instituições Federais de Ensino Superior –
IFES vêm sofrendo ao longo dos últimos governos cortes de verba que ompõem a
redução dos gastos em variados aspectos, como o de insumos, por exemplo;
ademais, cada vez tem-se menos concurso público e projeta-se a terceirização de
pessoal para o administrativo.
Nesse
cenário, espera-se que este estudo possa servir de incentivo às ações que visem
implementar um arquivo sustentável no âmbito da Universidade por meio do
Sistema Eletrônico de Informação.
Nesse
sentido, tem-se como objetivo indicar ações de incentivo ao uso do Sistema
Eletrônico de informações nos setores administrativos da UFMG para alcançar um
arquivo sustentável.
Alcançado o objetivo deste trabalho, espera-se
confeccionar uma Cartilha sobre arquivo sustentável, para que seja disseminada
em toda a Universidade, em formato prioritariamente digital, através de e-mails institucionais de setores e
usuários, sites e meios circulares de informação nos espaços dos campi.
REFERENCIAL TEÓRICO
Tendo em vista o objetivo deste
estudo, o referencial teórico está organizado em quatro tópicos, a saber: o
primeiro apresenta o resumo histórico de criação da UFMG e descreve sua
estrutura organizacional e administrativa. No segundo tópico aborda-se o
conceito de sustentabilidade, enquanto o terceiro tópico trabalha os aspectos
da gestão de documentos, para, no quarto tópico, comentar-se sobre o Serviço
Eletrônico de Informação; características e relação com a sustentabilidade.
Universidade
Federal de Minas Gerais
De acordo com o
site oficial da UFMG, é missão da
Universidade:
gerar e difundir conhecimentos científicos, tecnológicos e culturais.
Destacando-se como Instituição de referência nacional, a UFMG forma indivíduos
críticos e éticos, com uma sólida base científica e humanística. (UFMG, 2019).
Baseado na sua tríplice vocação: ensino,
pesquisa e extensão, conforme estabelece em seu Estatuto, a UFMG não se vale
somente como academia, todavia um espaço para o exercício da cidadania (UFMG,
1999), oferecendo atividades de ensino, que perpassam a educação básica até a
pós-graduação stricto sensu. (UFMG, 2019).
Sustentabilidade
A Comissão Mundial sobre o Meio Ambiente e
Desenvolvimento criada pela Organização das Nações Unidas, designou a ideia de
sustentabilidade como “O desenvolvimento que satisfaz as necessidades do
presente sem comprometer a capacidade das gerações futuras de satisfazerem suas
próprias necessidades” (BRUNDTLAND, 1991, p.2).
Para Elkington
(1994, p.1) “a sustentabilidade é o equilíbrio entre os três pilares:
ambiental, econômico e social”. Nesse sentido, é preciso garantir a manutenção
dos recursos com responsabilidade e estratégia.
A administração pública em todas as suas esferas
é responsável por desencadear ações que promovam a sustentabilidade e visem à
manutenção dos recursos de forma equilibrada, com um uso consciente e
verdadeiramente necessário. Nessa perspectiva, a era digital contribui para a
informatização dos processos, menos gasto de material de consumo, fácil acesso de
busca, facilidade e tempo nas tramitações, redução do gasto com correspondência
física e um arquivo que preze cada vez mais a forma digital.
Gestão de
Documentos
Para escolher o melhor método ou sistema de
organização que atenda à Instituição, faz-se necessário entender o que são
arquivos e documentos. A Associação de Arquivistas Brasileiros – AAB adota a
seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente
da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades
das pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas” (CAMARGO e BELLOTTO, 1996,
p.5).
Para caracterizar o ciclo de vida dos arquivos, Martins
(1994, p; 17) afirma que deve ser: “ contato a partir da produção do documento
e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua
freqüência de uso”.
Sistema Eletrônico
de Informação
A
UFMG, para atender a essa demanda, optou pela utilização do Sistema Eletrônico
de Informação – SEI, escolhido como a solução de
processo eletrônico no âmbito do Plano Eletrônico Nacional (PEN), que tem sido
implantado com sucesso em vários órgãos e entidades das mais variadas esferas
administrativas. O novo sistema foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal
da 4ª Região (TRF4) e cedido gratuitamente para órgãos do Governo.
A
implantação de um sistema eletrônico de tramitação de documentos está alinhada
ao planejamento estratégico da instituição, que traz em seu Plano de
Desenvolvimento Institucional 2018-2023 a proposta de ações de melhorias que
envolvam, entre outros aspectos, a implantação e o uso de soluções de
tecnologia de informação e comunicação (TIC) oferecidas à comunidade
universitária (UFMG, 2018).
Como
resultado disso, acredita-se no impacto positivo para a modernização
administrativa, tão importante quanto o atendimento aos normativos vigentes. De acordo com BRASIL (2019), o Plano
Eletrônico Nacional (PEN), pode ser entendido como:
um projeto de gestão pública, sob coordenação do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, que visa à obtenção de
substanciais melhorias no desempenho dos processos da administração pública,
com ganhos em agilidade, produtividade, satisfação do público usuário e redução
de custos. [...] (BRASIL, 2019, p.1).
Além
dos treinamentos oferecidos pela Pró-Reitoria de Recursos Humanos em parceria
com o Centro de Computação da UFMG, as instituições indicadas pela Universidade
são a Escola Virtual do Governo (EVG) e a Escola Nacional de Administração
Pública (ENAP), que ofertam cursos a distância e gratuitos, que apresentam as
principais funcionalidades do SEI, a fim de capacitar os usuários do sistema.
(UFMG, 2019)
Sobre
a definição do SEI (2019), tem-se a seguinte caracterização:
é uma
plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a
eficiência administrativa. Trata-se também de um sistema de gestão de processos
e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de
trabalho (...) (SEI, 2019, p.1).
Nesse
contexto, pode-se dizer que o Sistema Eletrônico de Informação apresenta
características que o tornam usual e sustentável, sendo 100% web, compatível com os principais
navegadores e acessível por aplicativo para smartphones,
tablets e notebooks. O SEI rompe com o modelo
tradicional de tramitação linear e permite tramitação múltipla entre várias
unidades simultaneamente, através de mecanismos de verificação de autoria e
integralidade dos documentos (UFMG, 2019).
As
funcionalidades do SEI abrangem controle de nível de acesso ao permitir que
alguns processos sejam restritos e sigilosos com acesso às unidades envolvidas
aos usuários específicos. É possível controlar os prazos, há modelos de
documentos, assinatura em bloco, pode-se obter estatística da unidade e tempo
do processo. Trata-se de um software
livre, de código aberto para as instituições públicas, possibilitando trabalhar
apenas em rede; na produção, edição, assinatura e trâmite do processo, sem
necessitar de deslocamento de pessoal e material de consumo (UFMG, 2019).
METODOLOGIA
Para
subsidiar o estudo, a metodologia pode ser classificada como estudo de caso e,
quanto aos meios, documental, do tipo exploratória. Adotar-se-á, como
definição de estudo de caso, o exposto por Vergara (2006, p.49), a saber: “circunscrito
a uma ou poucas unidades, entendidas essas como uma pessoa, uma família, um
produto, uma empresa, um órgão público, uma comunidade ou mesmo um país”
Para completar, segundo Gil (2002, p.45), a pesquisa
documental “[...] vale-se de materiais que não recebem ainda um tratamento
analítico, ou ainda podem ser reelaborados de acordo com os objetivos da pesquisa”.
Apresentam-se como definição de pesquisa
exploratória, os estudos de Gil (2002, p.41) que visa proporcionar “maior
familiaridade com o problema, com vistas a torná-lo mais explícito [...].
Pode-se dizer que estas pesquisas têm como objetivo principal o aprimoramento
de ideias ou a descoberta de intuições”.
Acredita-se que, através da pesquisa exploratória
seja possível escolher, dentre as teorias, caracterizações e conceitos, quais
serão utilizados para propor as ações de incentivo à utilização do arquivo
sustentável no âmbito da universidade.
Com referência à pesquisa qualitativa, toma-se a
caracterização proposta por Minayo (2001), que trabalha com:
o
universo de significados, motivos, aspirações, crenças, valores e atitudes, o
que corresponde a um espaço mais profundo das relações, dos processos e dos
fenômenos que não podem ser reduzidos à operacionalização de variáveis (MINAYO,
2001, p.14).
A escolha pela pesquisa
qualitativa deve-se ao plano de ação futuro para conhecer, através de
questionário e/ou entrevista, o nível de satisfação e entendimento do SEI junto
aos servidores envolvidos com o sistema. Considerando que os aspectos
metodológicos foram caracterizados, apresenta-se, a seguir, o desenvolvimento
dos demais tópicos.
Plano
de Ação, Análise dos Dados, Investimento, Monitoramento e Avaliação
O
plano de ação que tem como meta a confecção de cartilha sobre arquivo
sustentável, com o objetivo de sugerir ações
de incentivo do uso do Sistema Eletrônico de Informação nos setores
administrativos da UFMG, envolve etapas e tempo de realização conforme
demonstrado no Quadro 1.
Quadro 1 –
Plano de Ação e Cronograma de Implantação
|
Descrição |
Período |
Ações |
|
Identificar
os problemas relativos aos arquivos físicos e eletrônicos nos setores da UFMG |
3 meses |
·
Enviar questionário aos usuários ·
Consolidar respostas
|
|
Conhecer
o Sistema Eletrônico de Informação da UFMG |
1 mês |
·
Consultar material relativo à proposta
implantação do SEI
|
|
Analisar
as vantagens do Sistema Eletrônico de Informação da UFMG |
1 mês |
·
Efetuar estudo sobre as vantagens do SEI ·
Resumir e descrever as vantagens de forma a
incentivar o uso do sistema
|
|
Identificar os principais aspectos do arquivo
sustentável |
15 dias |
·
Conhecer e refletir sobre os textos relativos
ao arquivo sustentável ·
Efetuar consolidado sobre os aspectos
relevantes do arquivo sustentável
|
|
Propor ações de incentivo para implantação do arquivo sustentável nos
setores administrativos da UFMG |
3 meses |
·
Confeccionar cartilha com informações sobre
arquivo sustentável; a vantagem de utilização de arquivo eletrônico;
racionalização de armazenamento de papéis; passo a passo para adesão ao SEI,
dentre outros aspectos ecológicos e sustentáveis ·
Apresentar a cartilha para análise e
consideração das instâncias deliberativas ·
Encaminhar para impressão e/ou formatação on-line, se aprovada
|
|
Divulgação da Cartilha na UFMG |
1 mês |
·
Enviar a cartilha – impressa e/ou eletrônica
aos usuários e setores, após aprovação
pelos órgãos competentes
|
Fonte: elaborado pelos autores, 2019.
É importante registrar que, o Cronograma de implantação do Plano de
Ação foi desenvolvido em termos de período temporal para que seja factível de
realização, a partir de sua aprovação, pelas instâncias deliberativas no âmbito
da UFMG.
Em síntese,
far-se-á um levantamento de como funciona o arquivo nos setores, quanto de
material é gasto mensalmente e como pode ser
reaproveitado e, também, sobre o descarte. A posteriori, é importante ter um feedback
dos usuários, porque se todos estão envolvidos, cria-se uma consciência para
que possam dar continuidade à proposta.
Para a etapa
final de divulgação estima-se baixo custo, uma vez que o projeto poderá ser
incorporado às demais ações gerenciais adotadas pela universidade, caso a
confecção da cartilha seja aprovada pelas instâncias de deliberação.
Ressalta-se que a maior disseminação da cartilha será em formato digital, por
meio de endereços eletrônicos institucionais dos setores e dos usuários e
também dos veículos de comunicação como o Boletim e site da UFMG.
No tocante às etapas de monitoramento e avaliação
sugere-se que sejam realizadas após a divulgação da cartilha de incentivo à
utilização do arquivo sustentável. Espera-se que através da pesquisa de
satisfação e entendimento do Sistema Eletrônico de Informação seja possível
estabelecer diretrizes de continuidade ou ajustes necessários para a melhoria
dos processos de arquivamento no âmbito dos setores administrativos da UFMG.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A utilização do Sistema Eletrônico de Informação
no serviço público, especificamente na UFMG, traz significativa reforma
administrativa dos procedimentos, rotinas, retornos e recursos. Ampliará as
possibilidades de autonomia dos usuários, o trabalho remoto que para várias
situações, como um servidor em afastamento ou servidor portador de necessidade
especial, facilita demasiado a tarefa burocrática. Espera-se que ao passar essa
primeira fase de conhecimento e adaptação ao SEI, evolua da produção e
tramitação manual de processos para a eletrônica, o impacto dessa mudança de
rotina administrativa é muito grande dentro da Universidade, onde circula
diariamente inúmeros documentos internos e externos para fins da administração
pública. Em suma, a implantação do SEI objetiva a melhoria do desempenho dos
processos administrativos, com ganho em produtividade, agilidade,
transparência, economia e satisfação do público usuário. São todas ações que
concernem para um pensamento e práticas sustentáveis do arquivo no serviço
público como um todo.
REFERÊNCIAS
BRASIL, 2015. Decreto Federal no 8539, de
08 de outubro de 2015. Dispõe sobre o
uso de meio eletrônico para a tramitação de documentos nos órgãos e entidades
da administração pública direta, autárquica e fundacional. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_Ato2015-2018/2015/Decreto/D8539.htm>.
Acesso em: 09 nov. 2019.
BRASIL, 2019, Software Público: governo.
Disponível em: <https://softwarepublico.gov.br/social/sei/sobre-o-sei>. Acesso em: 22 out. 2019.
BRUNDTLAND, G. H. Nosso futuro comum: comissão mundial sobre meio ambiente e
desenvolvimento. 2. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1991.
CAMARGO, A. M. A.; BELLOTTO, H. L. (Coord.) Dicionário de
terminologia arquivística. São Paulo: Associação dos Arquivistas
Brasileiros/Secretaria de Estado da Cultura, 1996.
ELKINGTON, J. Towards the sustainable corporation: Win-win-win business strategies for
sustainable development. Califórnia Management Review, v.36, n.2,
p.90-100, 1994.
GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo:
Atlas, 2002.
MARTINS,
N. R. Manual técnico de organização de arquivos correntes e intermediários.
Campinas: Unicamp, 2011. 47 f.
MINAYO, M. C. S. (Org.). Pesquisa social: teoria, método e
criatividade. 18 ed. Petrópolis: Vozes, 2001.
UFMG, 2018. Plano
de Desenvolvimento Institucional, 2018-2023. Disponível em: <https://www.ufmg.br/pdi/2018-2023/wp-content/uploads/2019/03/PDI-revisado06032019.pdf>. Acesso em: 16 nov. 2019.
UFMG, 1999. Resolução
No 04/1999, de 04 de março de 1999. Aprova o novo Estatuto da Universidade Federal de
Minas Gerais. Disponível em: <https://www2.ufmg.br/sods/Sods/Sobre-a-UFMG/Estatuto>. Acesso em: 16 nov. 2019.
UFMG, 2019. Curso de Capacitação SEI:
Treinamento Básico do SEI – Multiplicadores .PROPLAN. Belo Horizonte, Minas
Gerais, 2019.
UFMG 2019. Sistema
Eletrônico de Informações. Disponível em: <https://sei.ufmg.br/>. Acesso em: 22 ago. 2019.
VERGARA,
S. C. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. 7. ed. São
Paulo: Atlas, 2006.
